¿Alguna vez has sentido que las reuniones que tienes son muy lentas, ineficientes y que no generan resultados?
Una de las palabras importante del lenguaje empresarial japonés es Nemawashi y es un concepto y herramienta que se usa para hacer que las reuniones y las tomas de decisiones en grupo sean mucho más rápidas y efectivas.
¿Que es Nemawashi (根回し)?
Nemawashi en realidad es una técnica que usan los paisajistas japoneses para trasladar un árbol grande de un lugar a otro.
Para mudar un árbol grande, lo primero que hacen es cortar las raíces más gordas cercanas a la superficie, y de a poco van dando vuelta el árbol entero para que luego salgan raíces más delgadas que succiona el agua y nutrientes más rápidamente en su nuevo hogar.
Aquí unos paisajistas haciendo el Nemawashi en un árbol.
Esta palabra pronto se comenzó a usar como modismo empresarial japonés para explicar el proceso mediante el cual se hacen consultas previas antes de proponer un cambio en una empresa.
Es el mismo concepto. El cortar las raíces significa convencer o informar a las personas clave de la reunión sobre la propuesta o idea que va a presentar en la reunión. Los japoneses buscan siempre el consenso y la armonía, asi que el uso del nemawashi les permite eliminar discrepancias y llegar a un acuerdo con el que esté contento todo el mundo sin necesidad de tener reuniones maratónicas.
Al igual que un árbol, mientras más grande es la idea/proyecto/cambio, más nemawashi se necesita para cortar/convencer a cada raíz/persona.
Como hacer un buen Nemawashi
Nemawashi ,en otras palabras, es una preparación para una reunión efectiva. En español hay una frase parecida que es «esta todo cocinado» lo cual tiene una connotación negativa, pero en realidad no es asi. El objetivo del nemawashi no es manipular una reunión sino que tener a los participantes tranquilos y con la mente clara para tener la reunión. Es una herramienta muy importante de comunicación.
Paso 1. Mini reuniones individuales
La persona que quiere proponer una nueva idea o proyecto, comienza presentando su idea individualmente a las personas involucradas. Lo importante es no ir a convencer a la persona sino que es pedir su opinión sobre ello. No debe durar más de 5min en estas pre-reuniones de nemawashi. Son reuniones muy informales donde se habla del tema.
Las personas al estar en grupos, por naturaleza de vuelven desinteresados o flojos (efecto Ringelman o Holgazaneria Social), por ende, si tu hablar en persona, uno a uno, con la persona que quieres que entienda tu idea, esa persona siente que «esto es algo que solo me esta contando a mi».
Por otra parte, las personas por instinto natural, tienen un miedo a lo desconocido. Una idea nueva facilmente puede causar preocupación a los riesgos que pueda tener. Es igual con las presentaciones y reuniones, asi que este paso alivia un poco este miedo al riesgo.
En varios casos se prepara un documento llamado Hingisho o documento de aprobación interna, donde las personas involucradas a la toma de decisión, van dando su firma de aceptación pero dejan en blanco en caso de que lo quieran hablar más a fondo en la reunión.
Paso 2. Informar a todos los participantes
El segundo punto es siempre entregar la información de lo que se va a hablar de antemano (por lo menos unas 5 horas antes para que los involucrados tengan tiempo para revisar la información).
Al hacer esto, las reuniones de acortan a más de la mitad porque ya todos saben los puntos que se van a hablar y la reunión se convierte en un lugar para confirmar la decisión de cada idea o proyecto y con mínima discusión (ya que esta se ha hecho individualmente).
Paso 3. Reportar los puntos acordados
Al terminar la reunión es muy importante también entregar una minuta de lo que se habló y si se aceptaron o no las propuestas.
Todo esto pareciera ser un proceso muy tedioso, pero visto a mediano y largo plazo, es una herramienta muy efectiva para acortar las reuniones y presentaciones para enfocarse en lo más importante de ello que es la toma de decisiones.
