1. Siempre llevar un obsequio
2. Saber dar y recibir tarjetas de presentación al estilo japonés.
- Siempre hay que entregar la tarjeta con las dos manos y con la tarjeta mirando hacia el cliente.
- No se debe tocar el nombre de la persona con los dedos al recibir la tarjeta.
- No se pasa una tarjeta de presentación estando sentado.
- Al recibir la tarjeta de presentación, no lo guardes y tenlo en la mesa de negociación. Es útil para saber quien es quien y aprenderte los nombres.
- Nunca guardes las tarjetas en el bolsillo de tu pantalón sino en un tarjetero y luego en tu bolso o maleta.
3. Sentar al cliente en la asiento correcto
- – La persona más importante siempre tiene el asiento más lejano a la entrada del lugar.
¿La razón? En tiempos antiguos, si un samurai entrara el salón a atacarlos, la persona más importante estaría protegida por los demás. - – Hay que esperar a que se siente primero el invitado o hasta que le pidan que se siente.
Sentar a la persona más importante en el lugar más lejano a la puerta.
4. Estar listo para la reunión 15 minutos antes de lo acordado
La queja más grande que tienen los japoneses que vienen de negocios a Sudamérica es la puntualidad. En Japón se acostumbra a estar 15 minutos antes en la entrada del edificio donde se va a dar la reunión. Si usted logra tener todo preparado y listo para recibirlos 15 minutos antes, ellos quedarán asombrados.
5. Mandar un email de agradecimiento y resumen/comentarios de la reunión
Al terminarla reunión, mandar un mail de agradecimiento y comentarios sobre lo que pasó es una forma muy cortés de decir que está interesado en la negociación y sirve como recordatorio en el futuro.
6. Dar espacio de invitación para una segunda reunión más informal
A veces, las cosas más importantes de una negociación no son decididas en un lugar formal como la empresa sino que en un lugar informal donde las personas están más relajadas y pueden mostrar sus intensiones reales.
Dentro de la conversación, puede insinuar ir a cenar o tomar en la noche. Esto en japonés se llama «Hara o watte hanasu 腹を割って話す» o abrir con el estomago abierto. Significa, hablar sin esconder nada, y es algo que se suele hacer cuando se necesita negociar las cosas más en detalle.
7. Finalizar la reunión con una buena despedida
Al finalizar la reunión, acompañe a su cliente hasta el auto, elevador o la salida del edificio y asegúrese de despedir al cliente hasta que no poder verlo.
Despedir al cliente hasta pederlo de vista es una cortesía muy importante que muestra reverencia a la persona.
Aquí un video de como las jefa de una pequeña estación en Japón sigue despidiendo al tren por varios segundos después de que haya partido. Capta la esencia de lo que es pensar en el cliente o contraparte.
Todas estas reglas, aunque se vean complicadas, tienen el mismo fin de ser cortez con su contraparte y hacerlo sentirse bien.
Puede ser difícil aprender todas las reglas de etiqueta japonesa pero si se hacen las cosas con este mismo fin, el cliente japonés estará igual de contento.
Uno de nuestros servicios es la Capacitación de Cultura Empresarial Japonesa, asi que si estuviera interesado en ella, no dude en contactarnos.
